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初心者からの仕事探しからスキルアップまで。

初心者からの仕事探し

はじめての方はデータ入力の仕事について必ず知っておきましょう!お子様が小さいので、自宅でお仕事がしたいなど、そういった希望を持っている人は多いです。さらにそれが、特別な パソコンのスキルも必要なくて、安定した収入を得られるとなれば、最高ですよね。インターネットで出来る仕事だからと、登録費用や年会費を登録されてしまうのは 嫌ですよね。

data60gif.gif純粋に在宅で仕事がしたい、情熱は本物だと言う人に向いているのが、データ入力です。この仕事は、 企業にとって削りたい人件費を削減するために、外部に委託するという時代の流れに沿った仕事といえます。 ただ、無料登録でこちらから情報を待つとか、怪しいサイトで探してはいけません。仕事にたどり着けないリスクもあります。

ネットを利用した仲介サービスで紹介されている情報が増えてますが興味のある人は、自らの意志でデータ入力の仕事を、探すようにしたいですよね。

ワードなど文書作成の事務仕事

今ではほぼパソコンで進められています。昔は紙とペンと書類というイメージでしたが、ベンチャー企業や公共施設、そして大学などはほぼ全て文書作成の仕事はパソコン・ソフトで進められています。

ワードと呼ばれるパソコン・ソフトが文書作成では広く一般的に使われています。Windowsでお馴染みのMicrosoftがリリースするオフィス系ソフトの1つです。パソコンの仕様によっては、最初からマシンに標準でインストールされており、購入と同時に文書作成が始められます。

ワードの特徴ですが、シンプルかつ高機能なワープロソフトとなります。動作は軽快です。スタンダードなスペックのPCから、ロースペックなマシンまで広く文書作成に使えます。

フォントや文字サイズは自由に変更する事が出来ます。また文字の色や形も自由にアレンジする事ができ、手書きの書類よりも応用が利きます。

重要な箇所は赤色で表示したり、ユーザーに気をつけてもらいたいところは大文字で明記する等、実は手書きの書類以上に書き手の意図が、ワードの方が込めやすいです。

ワードは官公庁、そして大手商社でも一般的に利用されており、ビジネスシーンでは標準仕様の文書作成ソフトですので、お互いにデータのやり取りが楽、という利点もあります。

エクセル伝票処理

エクセルを使って仕入や売上等の管理をするデータを作ることです。専用のソフトを用意しなくても、売上に使う場合は、残高の管理もできますし、元のデータを利用して、見積もり書や請求書と領収書を作ることも可能です。仕入の管理をする場合も同様で、月々の買掛金の支払い漏れがないか確認することも可能になります。また、項目を一致させれば会計ソフトへデータを流用することもできるでしょう。
エクセル伝票処理をするには、最初から伝票の画面を作って入力するやり方をとってはいけません。このやり方をすると、伝票処理に使う経理データの保存が難しくなります。詳しくは発注者の指導に従ってください。

実際に伝票処理するためのデータベースを作成するシートと、入力したデータを利用して出力するシートを分けて用意する必要があります。
データベース部分を作るには、日付や社名、商品名と合計金額等の必要になる項目部分を最上部の行に入力します。エクセル伝票処理をするには、必要な部分だけ集計するために、日付や社名別に指定することも可能になります。自動的に先頭行が認識されますので、項目以外の事項は入れないようにしましょう。データベースで必要な部分を集計して、出力するシートに差し込み印刷の処理をすると、様々な書類が作れます。
これらの設定を自分で行うには大変です。できれば伝票処理用のテンプレートをダウンロードして利用することを勧めます。無料で使える物も多いです。

見積書・請求書作成とは?

顧客から依頼を受けた業務内容や商品の発注などにかかる金額を、顧客に提示する書類が見積書になります。見積書に記入する項目は商品やサービスの名前、単価及び数量やそれにかかる小計及び合計金額を記入します。一般的に見積書に提示する金額は消費税を抜いた金額で、備考や摘要欄に税別や消費税別途などの但し書きを記入します。業種にもよりますが最近ではほとんどの定型業務はパソコンのソフトウェアで行われ、手書きで行うことはほとんどなくなっています。見積書の作成は作業や商品の発注のたたき台になるものなので、この段階での交渉がまとまることにより、商品の発注から納品という工程に進んでいきます。

date01.jpg最終工程を終えた段階で作業や納品は完了となり、納品書の授受が交わされます。納入業者は発注者に納品書を提出し、発注者による検品を受けて受領書を受け取ります。請求の段階で見積書の詳細は請求書に転記されますが、ソフトウェアで行う場合、この転記処理がマスター管理でそのまま請求書に移行することが可能になります。最近ではタブレット端末などの導入により、見積書の作成や納品時の受領など、すべてデータ上で行うことができます。以前は定型業務用のソフトには専用紙が必要でしたが、現在では普通紙対応のソフトウェアもあり、さらに複合機の高機能化により、ペーパーレスによる電子文書での通信も可能になってきました。

一般事務の仕事は

入力全般、会計や、売上や支払いの計算、電話対応です。数字管理能力や出勤型の場合は対人関係を要求されますから、直感と判断能力が要求される仕事になるでしょう。医療系の事務なら簡単には出来ない上に、スキルを要求されますから、初心者は注意すべきです。一般的な事務なら経験だけでも就ける可能性はあります。

data21.gif事務の業務で常に意識したいのは、「数字の強さ」です。会計を行うならお金を扱いますから、数えたり売上の計算が必要になります。数学や数学に強い人は有利になるでしょう。また、状況判断や同僚への伝達性も重要視されますから、教養やインスピレーション、直感も問われます。

ちなみに事務系の仕事に女性が多いのは、「適している」からです。女性は直感やインスピレーションが強い人が多く、数学に強い方は有利と言えます。基本的に計算はロジックよりも直感や処理能力が優先的に要求されますから、注意すべきです。女性はリアリストが多く、環境適応能力が男性よりも優れている傾向にあります。全ての人が該当する訳ではありませんが、割合的に女性の方が一般事務に向いているでしょう。勘の鋭さは数字や対人関係に使える重要な機能です。

総務部というと

実質は確かに何でも入力屋に近いと言えます。
総務部の仕事は、経営陣、社員の日常的な業務をスムーズにおこなえるようにサポートすることだと言えるでしょう。つまり企業全体に関わる事務をすることになるので、業務範囲は非常に広く、会社の規模が大きくなるほど、総務部の人数は多くなります。

例えば、受付や代表電話の応対は、総務の仕事です。担当部署に取り次ぐので、全部署の業務を把握しておかなければなりません。オフィスの備品やその管理も仕事のひとつであり、パソコンやタブレット、スマートフォンなどは最終的に総務が管理することになります。細かい話しですが、筆記用具やコピー用紙の補充、社員の名刺、会社封筒の発行など、消耗品についての手配もおこないます。

会社の機器や設備の保守も総務の仕事で、故障を起こしたりした場合などは、すぐに対応してもらえる体勢を整えておかなければなりません。

他にも福利厚生制度の運営や事務入力、社内イベントや行事の運営も仕事のうちであり、忘年会や新年会などを主催することもあります。
業務上、他部署と連携をおこなうケースも多いため、コミュニケーション能力が必要だと言えます。ワード、エクセル、オフィスソフトのスキルはあって困ることはないので勉強しておくべきでしょう。

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